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Hybrid-Meetings gehören seit der Corona-Pandemie für viele zum Alltag. Damit der Mix aus virtueller und Face-to-Face-Kommunikation gelingt, hier einige Tipps.
Durch die Corona-Pandemie hat Remote Work in vielen Unternehmen an Attraktivität gewonnen. Doch während einige die Arbeit aus den heimischen vier Wänden geniessen, zieht es andere ins Büro. Die Kommunikation findet dann zumeist über hybride Meetings statt. Bedeutet: Ein Teil wird virtuell dazugeschaltet, während der Rest live vor Ort ist. Besprechungen dieser Art laufen allerdings nicht immer reibungslos ab, etwa durch technische Probleme oder mangelnde Ausrüstung. Alle Teilnehmer gleichermassen in das Gespräch zu integrieren, kann ebenfalls schwierig sein. Diese Tipps helfen.
Technik vorab testen
Ob PC, Laptop, Tablet, Smartphone oder Kopfhörer: Die Technik muss bei hybriden Meetings auf beiden Seiten einwandfrei funktionieren. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich hier nicht scheuen, technische Upgrades in Betracht zu ziehen. Ein kleiner Test vorab kann nicht schaden. Dafür einfach den Lieblingskollegen um zwei Minuten Zeit und entsprechendes Feedback bitten. Während des Meetings besteht die Möglichkeit, einen IT-Mitarbeiter miteinzubinden, der sich um technische Angelegenheiten kümmert.
Über Kopfhörer kommunizieren
Kopfhörer haben bei virtuellen Meetings einen klaren Vorteil: Die Stimme kommt besser zum Vorschein und Hintergrundgeräusche werden fast vollständig ausgeblendet. Während des Meetings gilt aber dennoch: Wer nicht spricht, sollte die Stummschaltung nutzen. So haben die Bohrarbeiten beim Nachbarn oder die eigenen Tippgeräusche auf der Tastatur keine Chance, die anderen abzulenken.
Starke Moderation
Den virtuellen Meetingraum am besten schon eine Viertelstunde vorab öffnen, damit sich alle rechtzeitig einloggen können. Steht die passende Technik bereit, kommt es auf die Vorbereitung und eine starke Moderation an. Für die Kollegen aus dem Homeoffice ist zu Beginn eine kurze Vorstellung der Agenda wichtig, das sorgt für Übersicht. Die Führungskraft sollte in der Lage sein, angenehm zu moderieren, deutlich zu sprechen und alle Mitarbeiter, sowohl vor Ort als auch virtuell, in die Diskussion zu integrieren. Eine Auflockerung zwischendurch, etwa durch kleine GIFs in der Präsentation, Wortspiele oder kurze Trink- und Toilettenpausen sorgen für gute Stimmung im Team.
Alle Personen integrieren
Damit alle Beteiligten zu Wort kommen können, bietet es sich an, jedem Mitarbeiter von zu Hause eine Person aus dem Büro als Paten zuzuweisen. Aufgabe ist es hier, vor Ort zu interagieren, wenn sich der virtuelle Kollege einbringen möchte. Dieser kann seinen Paten im privaten Chat benachrichtigen.
Workshop für Führungskräfte
Führungskräfte haben die Möglichkeit, Workshops zum Thema Hybrid-Meetings zu absolvieren. Dabei gibt es Nachhilfe bei technischen Werkzeugen, aber auch für die Gestaltung einer aktiven Moderation und eine gute Organisation.
