Virtuelle Weihnachtsfeiern werden im Corona-Jahr einen Boom erleben. Aber wie gestalte ich das Fest interessant – und was darf auf keinen Fall passieren? Hier gibt es Tipps.
In der Corona-Pandemie sind Weihnachtsfeiern mit vielen Personen nicht möglich – weder beruflich noch privat. Warum also nicht ein virtuelles Fest abhalten? Bettina Wittmann, Gründerin der international agierenden Digitale Marketing Agentur weBOUND marketing, organisierte 2019 die erste Remote-Weihnachtsfeier mit ihrem Team auf zwei Kontinenten verteilt. Hier gibt die Expertin für New Work und Remote Arbeit Tipps für eine gelungene Feier.
Teilnehmer mit einbeziehen
Fragen Sie potentielle Teilnehmer vorab, ob sie überhaupt Lust auf eine digitale Feier haben. Wenn es sich wie ein weiteres ToDo anfühlt, kann das kontraproduktiv sein, vor allem wenn man bedenkt, dass viele gerade zu Hause mit ihren Familien sitzen und vielleicht keine drei Stunden ungestört präsent sein können. Bitten Sie ruhig um Vorschläge, vielleicht haben die Teilnehmer Traditionen, die sie gerne einbringen wollen. Bei Unternehmen fördert es das Teamgefühl, wenn jeder merkt, dass er sich einbringen kann, ohne dass damit eine Verpflichtung zu Mehrarbeit einhergeht – die letzten Monate haben uns alle genug gefordert, das Letzte, was wir brauchen, ist, dass eine Weihnachtsfeier die Mitarbeiter zusätzlich stresst.
Mit Bedacht einladen
Versenden Sie eine überraschende und witzige digitale Einladung. Da gibt es jede Menge Vorlagen und Tools. Wichtig ist natürlich alle einzuladen, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt. Gleichzeitig muss man bedenken: Je mehr Menschen teilnehmen, desto schwieriger wird es digital. Daher ist es unter Umständen hilfreich, verschiedene, kleinere Abteilungsfeiern zu machen – oder verschiedene Timeslots, so dass nicht zu viele Menschen gleichzeitig im Bild und Chat sind. Um neue Mitarbeiter/innen im Unternehmen kennenzulernen, kann man auch Kollegen aus verschiedenen Abteilungen per Zufallsprinzip auswählen und diese anschliessend in Teams einteilen, die in Breakout-Sessions unterteilt werden, um so einen regen Austausch mit verschiedenen Menschen zu fördern.
Agenda kommunizieren
Dies mag selbstverständlich klingen, jedoch ist es der Punkt, der zumeist am wenigsten berücksichtigt wird. Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, ist es wichtig, die Agenda vorab zu kommunizieren und auch eine Anfangs- und Endzeit, damit sich jeder darauf einstellen kann. Wenn man in verschiedenen Zeitzonen arbeitet, ist das umso wichtiger. Am besten man erstellt parallel ein Kalenderevent mit Video-Call-Link, damit es nicht zu Anmeldeschwierigkeiten kommt.
Analoge Geschenke verschicken
Schön ist es, wenn Sie im Vorwege Päckchen an die Teilnehmer verschicken, die zu einem bestimmten Zeitpunkt der Party eine Rolle spielen. Ich habe meinen Mitarbeitern 2019 zusätzlich individuelle digitale und animierte Collagen von gemeinsamen Erlebnissen gebastelt, die auch ein Foto des Geschenks beinhalteten, da es für den Postversand eng wurde, vor allem für Amerika. Diese Mail habe ich vorprogrammiert und sie erreichte alle Mitarbeiter eine halbe Stunde nach Beginn der Feier und lockerte die Stimmung sehr auf. Schön sind auch Geschenke, die man per Post versendet, die man im Rahmen der Feier benutzen kann: z.B. weihnachtliche Accessoires, Kekse oder Weihnachtspunsch. Was da passt, kommt natürlich auch auf die Branche und den Rahmen an.
Weihnachtsstimmung verbreiten
Von Ugly Christmas Sweater Contest bis Wichteln. Das Zoom-Fenster festlich dekorieren durch weihnachtliche Bildschirm-Hintergründe oder reale festliche Motive, die Sie während der Feier um sich herum verteilen (setzen Sie sich z.B. vor den Weihnachtsbaum, Weihnachtsstern, Adventkranz oder stellen Sie winterliche Tassen oder bunte Girlanden ins Bild). Lassen Sie eine Weihnachtsplaylist laufen – wenn Ihre Firma international agiert, lassen Sie Ihre Mitarbeiter die liebsten Weihnachtslieder aus dem jeweiligen Land einreichen. Fragen Sie auch nach unterschiedlichen Bräuchen – Sie werden sich wundern, wie unterschiedlich Weihnachten bei anderen Familien verbracht wird!
Getränke und Essen auf Distanz für jedes Budget
Versenden Sie im Vorwege eine Weihnachtsbox mit Leckereien, die gar nicht oder nur wenig zubereitet werden müssen, bestellen Sie ein Menü beim Lieblingsrestaurant oder bitten Sie eine Cocktailbar eine Getränkevariation an alle zu versenden. Alternativ kann auch gemeinsam Essen oder Punsch gekocht werden. Sollten Sie Teilnehmer in verschiedenen Ländern oder Orten haben, dann bietet sich auch an, dass jeder Teilnehmer sein eigenes Menü zusammenstellt. Bei Firmenevents kann anschliessend die Rechnung an die Firma weitergeleitet werden. Alternativ kann auch eine Summe an jeden Mitarbeiter geschickt werden, damit sie selbst Snacks und Getränke einkaufen können.
Let’s get personal
Planen Sie pro Person fünf Minuten ein (je nach Grösse des Teams), um sich vorzustellen – besonders wenn sich nicht alle Teilnehmer persönlich kennen oder neue hinzugekommen sind. Bei unserer Weihnachtsfeier 2019 war das für die Mitarbeiter der wichtigste Part, da manche bisher nur über den Chat kommunizierten oder sich im zweiwöchentlichen Mitarbeitermeeting sahen. Kennt sich das Team bereits, kann man auch Fragen vorbereiten. Inspiration bietet z.B. der berühmte Fragebogen von Max Frisch oder speziell dafür entwickelte Kartenspiele.
Spiele online spielen
Egal ob „Escape the Room“, Wörter beschreiben, Zeichnen mit „Activity“ oder „Wer wird Millionär?“-Fragen beantworten. Auch online gibt es kaum Grenzen, eine unterhaltsame Atmosphäre herzustellen. Je nach Teilnehmeranzahl kann in Gruppen eingeteilt und das Spiel ausgewählt werden. Spielen in Teams: Gerade bei grösseren Teams können nach dem Zufallsprinzip Breakout-Sessions angelegt werden. Mit vorab überlegten Fragen, um sich besser kennenzulernen, kann rotiert werden. Alternativ können Teams innerhalb der Breakout-Rooms sich absprechen und gegeneinander antreten.
Die Don’ts bei virtuellen Weihnachtsfeiern
1. Keinen Ablaufplan haben: Planen Sie die Feier gut durch und lassen sie es nicht einfach laufen, in der Hoffnung, das wird schon: Nichts ist schlimmer, als zahlreiche Menschen in einem Videocall, die nicht wissen, was sie machen sollen und wer jetzt spricht. Planen Sie den Ablauf und senden Sie diesen auch im Vorfeld an alle. 2. Langatmige Ansprachen: Seien wir ehrlich, lange Ansprachen sind auf der Weihnachtsfeier zumeist langweilig. Online ist unsere Aufmerksamkeitsspanne sogar noch kürzer, vor allem im Jahr 2020, wo das Leben aller Familienmitglieder überwiegend zu Hause stattfindet. Halten Sie es kurz und knackig oder versuchen Sie andere Teilnehmer zu integrieren, um etwas Abwechslung in die Ansprache zu bringen.
3. Die Feier sich selbst überlassen: Jemand sollte durch das Meeting und die Gespräche führen, vor allem wenn die Feierlichkeit beginnt, etwas einzuschlafen. Nicht jeder ist extrovertiert und schon gar nicht in Gruppen und vor der Kamera! Daher versuchen Sie auch diese Menschen, insofern sie es möchten, miteinzubeziehen. Legen Sie ein paar alternative Spiele zurecht und ggf. Fragen, die die Feier auflockern können. Dies hilft vor allem am Anfang, um die Feier in Gang zu bringen. Bei diesem Tipp geht es nicht darum die Feier künstlich in die Länge zu ziehen, sondern bei möglichen Stimmungseinbrüchen entgegenzuwirken.
4. Überziehen: Ziehen Sie die Feier nicht zu sehr in die Länge, digital ist es anstrengender, konzentriert zu bleiben. Legen Sie eine Kernzeit fest, in der die offiziellen Reden gehalten werden, ansonsten stellen Sie den Leuten frei zu kommen und zu gehen, wie sie wollen. 5. Alles in der grossen Runde besprechen: Wenn Sie das Programm Zoom für das Meeting wählen, ermuntern Sie zu Breakout-Sessions, so dass Kollegen sich auch im kleinen Kreis treffen können – viele haben sich wochen- und monatelang nicht gesehen, und nicht alles will man vor der Führungskraft besprechen. Man kann dazu vorab diese Sessions einteilen oder den Termin so anlegen, dass dies frei wählbar ist. Alternativ kann die Führungskraft auch einteilen.
